Задержка приёмки чаще возникает не из-за сроков поставки, а из-за документов: позиция пришла вовремя, но склад не принимает партию без нужного комплекта, а бухгалтерия не проводит отгрузку. Разбираем, какие документы имеет смысл оговорить в заявке заранее.
Отгрузочные документы
Базовый комплект — счёт на оплату, договор или спецификация к нему и закрывающие документы: универсальный передаточный документ либо товарная накладная со счётом-фактурой. Формат согласовывается до отгрузки: часть предприятий принимает только электронный документооборот, часть требует оригиналы на бумаге, а некоторые — оба варианта. Отдельно стоит оговорить, как именуются позиции в накладной: если во внутренней системе заказчика действует собственный код или обозначение по спецификации изделия, расхождение с наименованием поставщика придётся сверять вручную по каждой строке. Это касается любой номенклатуры — от мелких позиций раздела электронные компоненты до крупногабаритных.
Паспорта, этикетки и документация производителя
Ко второй группе относятся документы, которые идут с самим изделием: паспорт, этикетка, руководство по эксплуатации, сведения о дате изготовления и партии. Для пассивных компонентов такой комплект обычно не требуется, а для приборов и оборудования он нужен и на приёмке, и в дальнейшей эксплуатации. Практическое правило: если позиция ставится на учёт как средство измерения, входит в состав изделия или подлежит поверке, документы производителя запрашиваются вместе с расчётом цены, а не после отгрузки. Это в первую очередь измерительные приборы и блоки из раздела источники питания.
Подтверждение соответствия и требования проекта
Третья группа — документы, подтверждающие соответствие продукции обязательным требованиям: декларация или сертификат, если позиция попадает под действие технического регламента. Состав таких документов определяется видом продукции, а не договорённостью сторон, поэтому вопрос решается до размещения заказа. Если поставка идёт в проект с внешним согласованием, требования обычно шире обычной практики: происхождение, маркировка партии, условия хранения. Это указывается в заявке отдельной строкой — в том числе по позициям разделов промышленная автоматика и коммутация.
Что указать в заявке
Достаточно четырёх строк: юридическое лицо и способ обмена документами, требуемый комплект закрывающих документов, необходимость паспортов и документов производителя, особые требования проекта. Этого хватает, чтобы собрать комплект вместе с отгрузкой, а не досылать его отдельно.
Практический вывод
Документы — такая же часть поставки, как срок и цена, и согласовывать их нужно в момент расчёта заявки. ООО «Компания «База Электроники» отгружает позиции со складов в Москве, Санкт-Петербурге и Воронеже; состав документов по конкретной поставке уточняется при подтверждении заказа.